? 正しいローマ字？

A: 英文履歴書やカバーレターの中に入れる、日本人の氏名、日本の地名、固有名詞などには、訳に当たる英語が存在しないのでローマ字を使います。
ここで、よくある疑問はその表記の仕方です。
具体的な例を挙げると、太田（おおた）さんという人がいらした場合、その表記がOtaなのか、Ohtaなのか、Outaなのか、はたまたÔtaにするべきなのかということです。
まず、英文履歴書に書き込む場合、この太田さんのケースの正しいローマ字表記はいったいどれなのかという問いの答えは、もし貴方が太田さんご本人であるならどれでもいい、が回答です。戸籍には正式な名前のローマ字表記等記載されていませんので、ご自身のお名前であればご自分で一番しっくりくると感じるものにすればいいわけです。ただ、一度決めたらどこでもその表記で通すようにしないと、後々ビジネスでも生活上でも不便なことになりますので、ころころ変えないようにして下さい。特に採用が決まった場合は、英文履歴書に記載されている通りのローマ字名前で、会社の方では電子メールアドレスや、名刺等を作成してくれるでしょう。
もし海外就職されたい場合は、パスポートの表記と同じにされることを強くお勧めいたします。
正しいローマ字表記と一言にいっても、ローマ字には実はヘボン式、日本式、訓令式等がありそれぞれ若干違っています。それぞれの違いは英文履歴書やカバーレターを書く場合には、重要でないのでここでは省きます。
その代わり、英文履歴書／カバーレター作成上のローマ字表記についてまとめてみました。

1. ご自分のお名前であれば、先の例で挙げたように、表記が幾通りにも考えられる場合、ご自分でお決めになって構いません。
2. 地名、住所、固有名詞の場合、公の場所で一番よく使用されているものを調べて使用してください。電車の駅構内で使用されているローマ字、地図や路線図に使われている表記、英字新聞に使用されているもの等を使用すれば間違いないでしょう。ポイントは貴方の名前があつこさんなら、AtsukoでもAtukoでも構いませんが、MitsukoshiをMitukosiと書いてはいけないということです。
3. 調べても見つからない場合は、パスポート表記に使用されているヘボン式を使うようにして下さい。以下にヘボン式の表を用意しましたので参考になさってください。

? 届いたMSワードのドキュメント、このままただ印刷すればいいの？

A: そのまま印刷してください。書式設定もレイアウトもフォントサイズも全て整え済みです。サイズは特に指定のないかぎり、A4サイズです。ご要望や送り先によって、レターサイズとA4と両方お作りしている場合は、当社から納品の際にお送りした電子メールにその旨明記されています。
PCユーザーにもMacユーザーにも問題がないように、フォントはすべて一般的で、安全なTimesNewRomanで作成してあります。これは、希望企業に対し、電子メールに履歴書を添付して応募するのがめずらしくなくなっている現在では、非常に安全な方法です。相手方のマシンに使用フォントがインストールされていない場合は、相手が画面に表示した際に、別のフォントに置き換わるばかりでなく、せっかくのレイアウトも台無しになってしまいます。
画面で見るのと、印刷結果は雰囲気が随分違って見えるものです。美しいレジュメで定評のある当社のフォーマットは、きっと貴方のご要望にかなうと思います。

? さあ、いざ応募

A: 応募書類を郵送する時ですが、普通郵便で送りましょう。提出期限が近づいている場合は、速達で送りましょう。絶対にしてはならないのが、書留め、Fedex等のいわゆるCertified/registered mailと言われる、受取人にサインや捺印を求めるものです。そんなことして送る人がいるのか、と信じられない方も多くいらっしゃるかもしれませんが、特に募集機会の少ないフライトアテンダント応募、海外就職応募、めったに募集しない人気企業の募集が出た時等に、必ずそういう形の送付があるそうです。気持ちは分かりますが、絶対にやめましょう。マイナスの印象を与える可能性は多大にありますが、プラスには絶対に向きません。

電子メールに添付して送付する際は、書類名に必ず貴方の名前を付けるようにしましょう。人気企業の担当者は一日に何十何百通ものResume.docという同じ名前の書類を受け取っています。ちょっとの気配りが他の応募者との差を付けることにつながります。

外資系企業に送る場合、海外に送る場合と同じで、全角文字でファイル名を付けるのはやめましょう。必ず半角の英数字でファイル名を付けてください。日本語でファイル名を付けると外国人社員の英語OSのマシン上で文字化けするからです。これもやはり気配りです。
電子メールを英語で書く場合は、当社の英語電子メール文例集を参考になさってください。